Verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen door documenten, presentaties of werkmappen te inspecteren

Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Word-documenten

In de Documentcontrole worden verschillende inspectors weergegeven waarmee u verborgen en persoonlijke gegevens inWord documenten kunt vinden en verwijderen voordat u deze deelt.  

Ga als volgende te werk om snel gegevens en informatie te vinden en te verwijderen: 

1. Schakel in Documentcontrole de opties (zoals hieronder beschreven) in of uit om te verwijderen of op te slaan.

2. Selecteer Controleren.

3. Controleer de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie Documentcontrole gebruiken voor opmerkingen en informatie over het verwijderen van informatie.

4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens

Word-documenten kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:

• Opmerkingen, revisietekens van bijgehouden wijzigingen, versies en aantekeningen in inkt    Als u het document in samenwerking met anderen hebt gemaakt, bevat het mogelijk onderdelen als revisietekens van bijgehouden wijzigingen, opmerkingen, aantekeningen in inkt en verschillende versies. Met deze informatie kunnen anderen zien welke personen aan het document hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in het document, zaken die u mogelijk niet wilt delen buiten uw team.

• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens    Documenteigenschappen, of metagegevens, bevatten details over uw document, zoals auteur, onderwerp en titel. Documenteigenschappen bevatten ook informatie die automatisch wordt onderhouden door Microsoft 365 programma's, zoals de naam van de persoon die het laatst een document heeft opgeslagen en de datum waarop een document is gemaakt. Als u specifieke functies hebt gebruikt, bevat uw document mogelijk ook aanvullende soorten persoonsgegevens (PII), zoals kopteksten van e-mail, informatie over verzenden ter beoordeling, routeringsstroken en sjabloonnamen.

• Kopteksten, voetteksten en watermerken     Word documenten kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten. Daarnaast hebt u mogelijk een watermerk toegevoegd aan uw Word document.

• Verborgen tekst     Word documenten kunnen tekst bevatten die is opgemaakt als verborgen tekst. Als u niet weet of uw document verborgen tekst bevat, kunt u de Documentcontrole gebruiken om ernaar te zoeken.

• Eigenschappen voor documentserver    Als een document is opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, bevat het document mogelijk extra documenteigenschappen of informatie over de locatie op de server.

• Aangepaste XML-gegevens    Documenten kunnen XML-gegevens bevatten die niet in het document zelf zichtbaar zijn. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.

Verborgen en persoonlijke gegevens zoeken en verwijderen met Documentcontrole

1. Open het Word-document dat u wilt controleren op verborgen informatie en persoonlijke gegevens.

2. Selecteer op het tabblad Bestandde optie Opslaan als en typ een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van het oorspronkelijke document op te slaan.

3. Selecteer in de kopie van het oorspronkelijke document op het tabblad Bestandde optie Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies vervolgens Document inspecteren.

5. Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren.

6. Selecteer Controleren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de inspectieresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit uw document wilt verwijderen.

   Belangrijk: 

   • Als u verborgen inhoud uit uw document verwijdert, kunt u deze mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.

   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit documenten die u opslaat in de ODT-indeling (OpenDocument Text), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u het document in deze indeling opslaat.

Wat met Documentcontrole wordt gevonden en verwijderd in Excel-documenten

Deze tabel bevat de typen verborgen gegevens en persoonlijke gegevens die de Documentcontrole kunt vinden en uit uw werkmappen kunnen verwijderen.

Ga als volgende te werk om snel gegevens en informatie te vinden en te verwijderen:

1. Schakel in Documentcontrole de opties (zoals hieronder beschreven) in of uit om te verwijderen of op te slaan.

2. Selecteer Controleren.

3. Controleer de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie Documentcontrole gebruiken voor opmerkingen en informatie over het verwijderen van informatie.

4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

Niet alle gegevens kunnen worden verwijderd. Zie Informatie die documentcontrole vindt, maar kan niet verwijderen voor meer informatie.

Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen

U kunt met Documentcontrole verborgen en persoonlijke gegevens zoeken in Excel-werkmappen.

1. Open de werkmap die u op verborgen of persoonlijke gegevens wilt controleren.

2. Selecteer op het tabblad Bestandde optie Opslaan als en typ een andere naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van uw oorspronkelijke werkmap op te slaan.

3. Selecteer in de kopie van de oorspronkelijke werkmap op het tabblad Bestandde optie Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies vervolgens Document inspecteren.

5. Schakel in het vak Documentcontrole de selectievakjes in van de typen verborgen inhoud die u wilt controleren. Zie Wat documentcontrole vindt en verwijdert in Excel-documenten voor meer informatie over de afzonderlijke controleurs.

6. Selecteer Inspecteren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het vak Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de inspectieresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit uw document wilt verwijderen.

   Belangrijk: 

   • Als u verborgen inhoud uit uw werkmap verwijdert, kunt u deze mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.

   • Als u verborgen rijen, kolommen of werkbladen verwijdert die gegevens bevatten, wijzigt u mogelijk de resultaten van de berekeningen en formules in de werkmap. Als u niet weet welke gegevens in de verborgen rijen, kolommen of werkbladen staan, sluit u de Documentcontrole, maakt u de verborgen rijen, kolommen of werkbladen zichtbaar en controleert u vervolgens de inhoud.

   • De controles voor Opmerkingen en aantekeningen, Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens en Kop- en voetteksten kunnen niet worden gebruikt in een werkmap die is opgeslagen als een gedeelde werkmap (Controleren > Werkmap delen). Dit komt doordat in gedeelde werkmappen persoonlijke gegevens worden gebruikt om te zorgen dat verschillende personen kunnen samenwerken in de werkmap. Als u deze gegevens wilt verwijderen uit een gedeelde werkmap, kunt u een kopie van de werkmap maken en deze kopie niet delen. Als u het delen van een werkmap wilt opheffen, selecteert u op het tabblad Controlerende optie Werkmap delen en schakelt u Wijzigingen door meerdere gebruikers tegelijk toestaan uit.

   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit spreadsheets die u opslaat in de ODS-indeling (OpenDocument Spreadsheet), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u de spreadsheet in deze indeling opslaat.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens in Excel

Hier volgen enkele items die de bron kunnen zijn van verborgen en persoonlijke gegevens in uw Excel-werkmappen:

• Opmerkingen en aantekeningen in inkt     Uw werkmap bevat mogelijk onderdelen als opmerkingen en aantekeningen in inkt als u met anderen hebt samengewerkt aan een werkmap. Met deze informatie zouden anderen kunnen zien welke personen er aan de werkmap hebben gewerkt, welke opmerkingen revisoren hebben gemaakt en welke wijzigingen er zijn aangebracht in de werkmap.

• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens     Metagegevens of documenteigenschappen in Excel bevatten, net zoals in andere Microsoft 365-apps, informatie als de auteur, het onderwerp en de titel. Microsoft 365 houdt automatisch de naam bij van de persoon die een werkmap het laatst heeft opgeslagen, de datum waarop een document is gemaakt en de locatie van het document. Er zijn mogelijk ook andere soorten persoonsgegevens (PII), zoals koppen van e-mailberichten, informatie over verzenden voor revisie, circulatielijsten, printereigenschappen (bijvoorbeeld het pad naar de printer en de toegangscode voor veilig afdrukken) en gegevens over bestandspaden voor het publiceren van webpagina’s.

• Kop- en voetteksten     Werkmappen kunnen informatie bevatten in kop- en voetteksten.

• Verborgen rijen, kolommen en werkbladen    In een werkmap kunnen rijen, kolommen en complete werkbladen verborgen zijn. Als u een exemplaar van een werkmap verspreidt dat verborgen rijen, kolommen of werkbladen bevat, kunnen anderen die onderdelen zichtbaar maken en de gegevens die erin staan bekijken.

• Eigenschappen voor documentserver     Werkmappen die zijn opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, kunnen extra documenteigenschappen of informatie over de serverlocatie bevatten.

• Aangepaste XML-gegevens     Werkmappen kunnen XML-gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in het document zelf. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.

• Onzichtbare inhoud     Werkmappen kunnen objecten bevatten die niet zichtbaar zijn, omdat ze als onzichtbaar zijn opgemaakt.

• Externe koppelingen    Werkmappen kunnen koppelingen naar gegevens in andere werkmappen (externe koppelingen) bevatten. De namen van de werkbladen met die gegevens worden dan samen met de werkmappen opgeslagen, maar zijn mogelijk niet zichtbaar.

• Ingesloten bestanden of objecten    Werkmappen kunnen ingesloten bestanden (zoals een Microsoft 365- of tekstdocument) of ingesloten objecten (zoals een grafiek of en vergelijking) bevatten die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn.

• Macro's of VBA-code    Werkmappen kunnen macro's, VBA-modules, COM- of ActiveX-besturingselementen, gebruikersformulieren of door de gebruiker gedefinieerde functies bevatten met daarin gegevens die mogelijk zijn verborgen.

• Items met gegevens die in de cache zijn opgeslagen    In de cache kunnen gegevens van werkmappen zijn opgeslagen voor draaitabellen, draaigrafieken, slicers, tijdlijnen en kubusformules die mogelijk niet zichtbaar.

• Excel-enquêtes    Werkmappen kunnen verborgen Excel-enquêtevragen bevatten die zijn ingevoerd in Excel voor het web en die samen met de werkmap zijn opgeslagen, maar hier niet zichtbaar zijn.

• Scenario's van Scenariobeheer    Werkmappen kunnen scenario's bevatten die zijn gedefinieerd met Scenariobeheer. Deze scenario's kunnen gegevens in de cache hebben opgeslagen of verborgen gegevens bevatten.

• Filters    Werkmappen kunnen actieve filters of tabelfilters bevatten waarmee gegevens in de cache of verborgen gegevens samen met de werkmap kunnen worden opgeslagen.

• Verborgen namen    Werkmappen kunnen verborgen namen bevatten die mogelijk de bron zijn van verborgen gegevens.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden, maar die niet kunnen worden verwijderd

Tijdens de Documentcontrole worden de volgende items gevonden die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in de werkmap. Deze items kunnen niet voor u worden verwijderd omdat de werkmap dan mogelijk niet meer goed werkt. U kunt elk gevonden item controleren en bepalen of u het handmatig wilt verwijderen of wilt vervangen door een item zonder verborgen gegevens, zoals een statische afbeelding.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden en verwijderd

Deze tabel bevat de typen verborgen en persoonlijke gegevens die de Documentcontrole kunt vinden en verwijderen uit uw PowerPoint-presentaties.

Ga als volgende te werk om snel gegevens en informatie te vinden en te verwijderen:

1. Schakel in Documentcontrole de opties (zoals hieronder beschreven) in of uit om te verwijderen of op te slaan.

2. Selecteer Controleren.

3. Controleer de inspectieresultaten en selecteer Alles verwijderen voor alle items die u wilt verwijderen.
   Zie Documentcontrole gebruiken voor opmerkingen en informatie over het verwijderen van informatie.

4. Selecteer Opnieuw controleren of Sluiten.

Niet alle verborgen gegevens en informatie kunnen worden verwijderd met Documentcontrole. Zie Informatie die de documentcontrole vindt, maar kan niet verwijderen voor meer informatie.

Als uw organisatie de Documentcontrole heeft aangepast door controlemodules toe te voegen, kunt u mogelijk presentaties controleren op andere typen informatie.

Verborgen en persoonlijke gegevens vinden en verwijderen

1. Open de PowerPoint-presentatie die u wilt controleren op verborgen gegevens of persoonlijke gegevens.

2. Selecteer op het tabblad Bestandde optie Opslaan als en typ een naam in het vak Bestandsnaam om een kopie van uw oorspronkelijke presentatie op te slaan.

3. Ga in de kopie van de oorspronkelijke presentatie naar het tabblad Bestand en selecteer Info.

4. Selecteer Controleren op problemen en kies Document inspecteren.

5. Schakel in het dialoogvenster Documentcontrole de gewenste selectievakjes in om de typen verborgen inhoud te kiezen waarop u wilt controleren. Zie Verborgen en persoonlijke gegevens verwijderen door documenten, presentaties of werkmappen te controleren voor meer informatie over de afzonderlijke Inspectors.

6. Selecteer Controleren.

7. Bekijk de resultaten van de controle in het dialoogvenster Documentcontrole.

8. Selecteer Alles verwijderen naast de inspectieresultaten voor de typen verborgen inhoud die u uit uw document wilt verwijderen.

   • Als u verborgen inhoud uit uw presentatie verwijdert, kunt u deze mogelijk niet herstellen door Ongedaan maken te selecteren.

   • Als u verborgen en persoonlijke gegevens wilt verwijderen uit presentaties die u opslaat in de ODP-indeling (OpenDocument Presentation), moet u Documentcontrole elke keer uitvoeren wanneer u de presentatie in deze indeling opslaat.

Typen verborgen en persoonlijke gegevens

In een PowerPoint-presentatie kunnen verschillende typen verborgen en persoonlijke gegevens worden opgeslagen. Deze informatie is mogelijk niet direct zichtbaar, maar kan wel worden opgehaald uit de presentatie.

Verborgen informatie bestaat onder meer uit de gegevens die met PowerPoint worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat u samen met anderen een presentatie kunt maken. Het kan ook gaan om informatie die u doelbewust verborgen hebt gemaakt.

PowerPoint-presentaties kunnen de volgende typen verborgen en persoonlijke gegevens bevatten:

• Opmerkingen en aantekeningen in inkt    Als u met anderen samenwerkt aan een presentatie, bevat die presentatie mogelijk onderdelen als opmerkingen en aantekeningen in inkt. Met deze informatie kunnen anderen de wijzigingen zien die zijn aangebracht, en de namen van de personen die aan uw presentatie hebben gewerkt, alsook de opmerkingen van revisoren.

• Revisiebijhoudgegevens   Wanneer u samenwerkt aan een gedeeld document dat is opgeslagen in de cloud, worden met PowerPoint 2016 voor Microsoft 365 gegevens opgeslagen over wanneer wijzigingen zijn aangebracht in het document en wie dit heeft gedaan.

• Documenteigenschappen en persoonlijke gegevens     Documenteigenschappen, ook wel bekend als metagegevens, bevatten details over uw presentatie, zoals auteur, onderwerp en titel. Documenteigenschappen bevatten ook informatie die automatisch wordt onderhouden door Microsoft 365 programma's, zoals de naam van de persoon die het laatst een document heeft opgeslagen en de datum waarop een document is gemaakt. Als u specifieke functies hebt gebruikt, kan uw document ook aanvullende soorten persoonsgegevens (PII) bevatten, zoals e-mailkoppen, informatie over verzenden ter beoordeling, routeringsstroken en bestandspadinformatie voor het publiceren van webpagina's.

• Onzichtbare inhoud op dia's     Een presentatie kan objecten bevatten die niet zichtbaar zijn, omdat ze zijn opgemaakt als onzichtbaar.

• Inhoud buiten de dia's     PowerPoint presentaties kunnen objecten bevatten die niet direct zichtbaar zijn omdat ze van de dia naar het gebied buiten de dia zijn gesleept. Deze inhoud buiten de dia's kan onder meer bestaan uit tekstvakken, illustraties, afbeeldingen en tabellen.

• Presentatienotities     In de sectie Notities van een PowerPoint-presentatie kan tekst staan die u wellicht niet openbaar wilt maken, vooral als de notities uitsluitend geschreven zijn voor de persoon die de presentatie geeft.

• Eigenschappen voor documentserver     Als uw presentatie is opgeslagen op een documentbeheerserver, bijvoorbeeld een site voor documentwerkruimten of een bibliotheek op basis van Windows SharePoint Services, bevat de presentatie mogelijk extra documenteigenschappen of informatie over de locatie op de server.

• Aangepaste XML-gegevens    Presentaties kunnen XML-gegevens bevatten die niet in het document zelf zichtbaar zijn. Met Documentcontrole kunt u deze XML-gegevens vinden en verwijderen.

Gegevens die tijdens de Documentcontrole worden gevonden, maar die niet kunnen worden verwijderd

Tijdens de Documentcontrole worden de volgende items gevonden die mogelijk gegevens bevatten die niet zichtbaar zijn in de presentatie. Deze items kunnen niet voor u worden verwijderd door Documentcontrole omdat de presentatie dan mogelijk niet meer goed werkt. U kunt elk gevonden item controleren en bepalen of u het handmatig wilt verwijderen of wilt vervangen door een item zonder verborgen gegevens, zoals een statische afbeelding.

Documentcontrole en persoonlijke gegevens

Met de revisiebijhoudgegevens, die zijn geïntroduceerd in PowerPoint 2016 build 8403 voor Microsoft 365 Insiders, wordt een beperking van Documentcontrole aangegeven. Kelly en Linda werken bijvoorbeeld samen aan Presentatie A in Microsoft 365. Revisiebijhoudgegevens (dat wil zeggen gebruikersnamen en de tijdstippen waarop ze deze wijzigingen hebben aangebracht) worden toegevoegd aan de presentatie. Als Mohammed vervolgens Presentatie A opent in een eerdere versie van PowerPoint en Documentcontrole op het bestand uitvoert om persoonlijke gegevens te verwijderen, kan de Documentcontrole in die versie van PowerPoint de revisietrackinggegevens die door de nieuwere, Microsoft 365 versie van PowerPoint die door Kelly en Linda aan de presentatie zijn toegevoegd, niet detecteren en verwijderen. Mohammed kan de revisiebijhoudgegevens niet verwijderen zonder te upgraden naar de huidige versie van PowerPoint en vervolgens Documentcontrole uit te voeren