Een gedeeld postvak openen en gebruiken in Outlook

Een gedeeld postvak toevoegen aan nieuwe Outlook

Nadat uw beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u nieuwe Outlook en start u deze opnieuw op. Het gedeelde postvak wordt automatisch weergegeven in het deelvenster Mappen.

Het gedeelde postvak zoeken in het mappenvenster

Zoek in het mappenvenster aan de linkerkant de map Gedeeld met mij . Klik op de map om deze uit te vouwen. Uw gedeelde postvak is een submap onder Gedeeld met mij. Wanneer u daar de naam van het gedeelde postvak selecteert, wordt dit uitgevouwen om de standaardmappen voor e-mail weer te geven, zoals Postvak IN, Concepten enVerzonden items.

E-mail versturen vanuit het gedeelde postvak

1. Selecteer E-mail in het navigatiedeelvenster in nieuwe Outlook voor Windows.

2. Selecteer op het tabblad Startde optie Nieuw > Mail.

3. Als het veld Van niet wordt weergegeven boven aan het bericht (naast Verzenden), selecteert u Weergeven van op het tabblad Opties.

4. Klik op Van in het bericht en wijzig naar het gedeelde e-mailadres. Als u uw gedeelde e-mailadres niet ziet, kiest u Ander e-mailadres en typ vervolgens in het gedeelde e-mailadres.

5. Voltooi het typen van uw bericht en kies vervolgens Verzenden.

   Vanaf nu is het adres beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Van wanneer u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak.

   Wanneer u een bericht verzendt vanuit een gedeeld postvak, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.

Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden

1. Open nieuwe Outlook voor Windows.

2. Open het e-mailbericht dat u wilt beantwoorden.

3. In het veld Van bovenaan het bericht ziet u de naam van uw gedeelde postvak. Als u dat niet doet, kiest u de vervolgkeuzelijst Van en kiest u uw gedeelde postvak.

4. Voltooi het typen van uw bericht en kies vervolgens Verzenden.

   Als u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, is het adres beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Van .

   Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.

Zoeken in het gedeelde postvak

Zodra een gedeeld postvak is toegevoegd aan het nieuwe Outlook, is het zoeken in het postvak vergelijkbaar met zoeken in een primair postvak.

1. Open nieuwe Outlook voor Windows.

2. Selecteer een map in het gedeelde postvak in het mappenvenster.

   

3. Typ in het vak Zoeken boven aan het Outlook venster de query die u wilt gebruiken om te zoeken en druk op Enter.

   In de berichtenlijst worden resultaten weergegeven op basis van de zoekopdracht uit die geselecteerde map in het gedeelde postvak.

De gedeelde agenda gebruiken vanuit het gedeelde postvak

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde agenda die gekoppeld is aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn agenda's.

1. Ga in nieuwe Outlook naar de agendaweergave en kies het gedeelde postvak.

   Wanneer u afspraken invoert, zijn deze zichtbaar voor alle gebruikers die lid zijn van het gedeelde postvak.

2. Een lid van het gedeelde postvak kan afspraken in de agenda aanmaken, weergeven en beheren, net zoals ze dat doen voor persoonlijke afspraken. Iedereen die lid is van het gedeelde postvak kan de wijzigingen zien aan de gedeelde agenda.

De lijst met gedeelde contactpersonen in het postvak gebruiken

Contactpersonen voor gedeelde postvakken en postvakken van andere gebruikers is momenteel niet beschikbaar in nieuwe Outlook. De Outlook-organisatie van Microsoft werkt actief aan het bijwerken hiervan.

Wat moet ik nog meer weten over gedeelde postvakken in de nieuwe Outlook ?

Momenteel kunnen gedeelde postvakken alleen als resources worden toegevoegd. In een komende update biedt de mogelijkheid om gedeelde postvakken toe te voegen als accounts meer toegang om de postvakinstellingen te gebruiken en te beheren. In een toekomstige update (roadmap) biedt het toevoegen van een gedeeld postvak als account ondersteuning voor de volgende mogelijkheden (die momenteel niet worden ondersteund):

​​​​​​​

Andere mogelijkheden die momenteel niet beschikbaar zijn voor gedeelde postvakken, maar die in een toekomstige update worden toegevoegd:

• Toegang tot de online Archief/In-Place Archief van het gedeelde postvak

• Nieuwe gedelegeerde toegang verlenen tot een postvak

Hier volgen enkele e-mailtips om executive assistants en gedelegeerden beter te helpen navigeren door postvakbeheer in de nieuwe Outlook.

Een gedeeld postvak toevoegen aan de klassieke Outlook

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. Het gedeelde postvak wordt automatisch weergegeven in het deelvenster Mappen in de klassieke Outlook.

E-mail versturen vanuit het gedeelde postvak

1. Open klassieke Outlook.

2. Kies Nieuwe e-mail.

3. Als u het veld Van niet ziet aan het begin van uw bericht, kies dan Opties > Van.

4. Klik op Van in het bericht en wijzig naar het gedeelde e-mailadres. Als u uw gedeelde e-mailadres niet ziet, kiest u Ander e-mailadres en typ vervolgens in het gedeelde e-mailadres.

5. Kies OK.

6. Voltooi het typen van uw bericht en klik op Verzenden.

   Vanaf nu, als u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, dan zal het adres beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van.

   Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.

Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden

1. Open klassieke Outlook.

2. Open het e-mailbericht dat u wilt beantwoorden.

3. In het veld Van bovenaan het bericht ziet u de naam van uw gedeelde postvak. Als u deze niet zien, kiest u de vervolgkeuzelijst en kies het gedeelde postvak.

4. Voltooi het typen van uw bericht en klik op Verzenden.

   Wanneer u een bericht wilt verzenden vanuit uw gedeelde postvak, dan zal het adres beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van.

   Wanneer u een bericht vanuit het gedeelde postvak verzendt, zien de geadresseerden alleen het gedeelde e-mailadres in het bericht.

Zoeken in het gedeelde postvak

Zodra een gedeeld postvak is toegevoegd aan Outlook, is het zoeken in het postvak vergelijkbaar met zoeken op een primair postvak.

1. Open klassieke Outlook.

2. Selecteer een map in het gedeelde postvak in het mappenvenster aan de linkerkant.

3. Typ de query in het zoekvak boven op het lint (werkbalk).

4. Begin met zoeken door op Enter te drukken of op de knop Vergrootglas aan de rechterkant van het zoekvak te klikken.

   De berichtenlijst retourneert resultaten op basis van de zoekopdracht uit de geselecteerde map in het gedeelde postvak.

De gedeelde agenda gebruiken

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde agenda die gekoppeld is aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn agenda's.

1. Ga in de klassieke Outlook naar de agendaweergave en kies het gedeelde postvak.

   

2. Wanneer u afspraken invoert, zijn deze zichtbaar voor alle gebruikers die lid zijn van het gedeelde postvak.

3. Een lid van het gedeelde postvak kan afspraken in de agenda aanmaken, weergeven en beheren, net zoals ze dat doen voor persoonlijke afspraken. Iedereen die lid is van het gedeelde postvak kan de wijzigingen zien aan de gedeelde agenda.

Gebruik de gedeelde lijst met contactpersonen

Nadat de beheerder u heeft toegevoegd als lid van een gedeeld postvak, sluit u af en start u Outlook opnieuw. De gedeelde lijst met contactpersonen die is gekoppeld aan het gedeelde postvak wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Mijn contactpersonen.

1. Kies in de klassieke OutlookMensen.

2. Kies onder Mijn contactpersonen de map met contactpersonen voor de lijst met gedeelde contactpersonen.

   

Voeg het gedeelde postvak toe, zodat het wordt weergegeven onder uw primaire postvak

Gebruik deze methode, als u de e-mails in uw primaire postvak en de gedeelde postvak tegelijkertijd wilt controleren. Nadat u deze taak hebt voltooid, worden het gedeelde postvak en de bijbehorende mappen weergegeven in het linkernavigatiedeelvenster wanneer u Webversie van Outlook opent.

1. Meld u aan bij uw account in Webversie van Outlook.

2. Klik voor Exchange Online postvakken met de rechtermuisknop op Mappen in het linkernavigatiedeelvenster en kies vervolgens Gedeelde map of postvak toevoegen. Klik voor on-premises Exchange-postvakken met de rechtermuisknop op de naam van uw primaire postvak (zoals Molly Dempsey) in het linkernavigatiedeelvenster en kies vervolgens Gedeelde map of postvak toevoegen.

   

3. Typ in het dialoogvenster Gedeelde map toevoegen de naam van het gedeelde postvak waarvan u lid bent, zoals info@contoso.com.

Het gedeelde postvak wordt weergegeven in de Mappenlijst in Webversie van Outlook. U kunt de mappen in het gedeelde postvak uitvouwen of samenvouwen, net zoals u dat gewend bent met uw primaire postvak. U kunt het gedeelde postvak ook verwijderen uit uw Mappenlijst. Als u het wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op het gedeelde postvak en klik vervolgens op Verwijderen.

Meldingen ontvangen van nieuwe berichten in een gedeeld postvak

Als u meldingen wilt ontvangen van nieuwe berichten in het Postvak IN van een gedeeld postvak, moet u het gedeelde postvak openen in een afzonderlijk browservenster.

Het gedeelde postvak openen in een aparte browservenster

Gebruik deze methode, als u de e-mail voor de gedeelde mailbox in een eigen browservenster wilt lezen en beheren. Met deze methode kunt u ook meldingen ontvangen van nieuwe items in het Postvak IN van het gedeelde postvak.

1. Meld u aan bij uw account in Webversie van Outlook.

2. Klik in de Webversie van Outlook navigatiebalk op uw naam. Er verschijnt een lijst.

3. Klik op Ander postvak openen.

4. Typ het e-mailadres van het andere postvak dat u wilt openen en klik vervolgens op Openen. Er wordt nog een sessie van Webversie van Outlook geopend in een afzonderlijk venster, waarin u toegang hebt tot het andere postvak.

   Tip: Als u het e-mailadres van het postvak verkeerd typt, wordt het resultaat 'is niet gevonden' weergegeven. Probeer het e-mailadres opnieuw te typen.

Verzend een e-mail vanuit de gedeelde mailbox

1. Kies Nieuwe e-mail boven de mappenlijst. In het leesvenster wordt een nieuw berichtenformulier geopend.

2. Kies bovenaan het bericht > Weergeven van.

   

   Deze optie toont dat de personen die het e-mailbericht ontvangen, kunnen zien dat het bericht afkomstig is van het gedeelde postvak en niet van uw eigen e-mailaccount.

3. De eerste keer dat u het gedeelde postvak gebruikt, moet u het adres toevoegen aan de opties die beschikbaar zijn in de vervolgkeuzelijst Van :

   1. Klik met de rechtermuisknop op het Van-adres en kies Verwijderen.

      

   2. Typ het gedeelde adres. De volgende keer dat u vanuit het gedeelde postvak antwoordt, wordt het adres als een optie weergegeven in de vervolgkeuzelijst Van .

4. Als u geadresseerden wilt toevoegen, typt u de naam van iedereen die zich in de map met contactpersonen of de adreslijst van de organisatie bevindt, of typt u het e-mailadres in het vak Aan of CC . De eerste keer dat u de naam van een persoon invoert, zoekt Webversie van Outlook naar het adres van die persoon. Hierna wordt de naam in de cache opgeslagen, zodat deze snel wordt omgezet.

5. Typ een onderwerp.

6. Typ het bericht dat u wilt verzenden.

7. Als het bericht klaar is om te worden verzonden, klikt u op Verzenden.

Reageren op e-mail die naar het gedeelde postvak is verzonden

De eerste keer dat u een bericht beantwoordt dat is verzonden naar het gedeelde postvak, moet u het gedeelde adres toevoegen aan de vervolgkeuzelijst Van . U doet dit als volgt:

1. Open Webversie van Outlook en ga naar uw gedeelde postvak.

2. Open een bericht dat naar het gedeelde adres is verzonden.

3. Klik op Beantwoorden.

4. Kies bovenaan het bericht > Weergeven van.

   

5. Klik met de rechtermuisknop op het Van-adres en kies Verwijderen.

   

6. Typ het gedeelde adres en verzend het bericht. De volgende keer dat u vanuit het gedeelde postvak antwoordt, wordt het adres als een optie weergegeven in de vervolgkeuzelijst Van .

Automatische antwoorden verzenden vanuit een gedeeld postvak

Alleen uw Microsoft 365-beheerder beschikt over machtigingen voor het instellen van de mogelijkheid om automatische antwoorden te verzenden vanuit een gedeeld postvak. Vraag uw beheerder om Een gedeeld postvak maken te zien voor instructies.