|
|
Met Gantt-grafieken ziet u in één weergave hoe uw project verloopt. U kunt echter belangrijke feedback over alle aspecten van uw planning krijgen in Project-weergaven. Het kiezen van de juiste weergave van uw planning is de eerste grote stap om uw project op schema te laten verlopen. Zie Het stappenplan van Project voor meer artikelen in deze reeks instructiegidsen voor projectmanagement. |
Tips voor projectmanagement voordat u begint . . .
-
Wilt u bepalen welke taken het belangrijkst zijn in uw planning? Alle taken zijn belangrijk in uw planning. Sommige taken hebben echter meer gevolgen voor de einddatum van uw planning dan andere. Binnen projectmanagement worden deze kritieke taken genoemd. Bekijk deze taken als eerste om problemen in uw planning op te lossen.
-
Wilt u bekijken hoe taken verband houden? Het Gantt-diagram is slechts een van de manieren om te bekijken hoe taken verband houden. U kunt echter gerust andere weergaven gebruiken. Het netwerkdiagram bevat complexere taakrelaties. In de kalender worden taken in een vertrouwde indeling van een maandkalender weergegeven. De tijdlijn laat zien waar de belangrijkste mijlpalen in uw planning zich bevinden.
-
Wilt u bekijken hoe uw mensen presteren? Voor een volledigere kijk op uw planning kunt u in de weergave Resourcegebruik of Teamplanner taken bekijken vanuit het perspectief van degene die hiermee bezig is.
-
Wilt u uw project laten zien aan een manager? In veel gevallen gaat u verkeerd te werk als u een manager een kopie van uw planning stuurt. Managers en andere belanghebbenden willen alleen veelzeggende details om de algehele status van uw project te begrijpen. Gelukkig heeft Project een geheel nieuwe set visuele rapporten die de juiste hoeveelheid details in grafieken en grafieken vastleggen, met weinig moeite van uw kant.
-
Wilt u kosten- en budgetgegevens bekijken? In Project kunt u een volledige kostenweergave of een geavanceerd rapport van de verdiende waarde bekijken. Of u kunt altijd gegevens exporteren naar Excel wanneer u een complexe analyse van kostengegevens nodig hebt.
-
Bent u net begonnen met uw planning en wilt u uw project nog niet bekijken in Microsoft Project? Vroegtijdig in het planningsproces wilt u mogelijk Project helemaal niet gebruiken. Misschien werkt u met een eenvoudige lijst op een SharePoint-site, in Excel of op een papieren servet. Mogelijk wilt u deze ideeën eerst met anderen delen voordat u Project start en een planning opstelt.
Stap 1: de juiste weergave zoeken
|
Ga stapsgewijs te werk: u moet eerst de juiste weergave voor het juiste doel zoeken. U kunt bijvoorbeeld teamgegevens beter bekijken in de weergave Teamplanner of Resourcegebruik en niet in het Gantt-diagram, waarin taakgegevens worden weergegeven. |
|
|
U kunt de voortgang het eenvoudigst volgen door te bekijken hoe Gantt-balken veranderen naarmate het werk vordert. |
|
|
Via een tijdlijn kunt u beter de grote lijnen rapporteren. U beschikt over een momentopname van belangrijke taken en mijlpalen voor statusvergaderingen. Sleep een tijdlijn naar een PowerPoint-dia, druk deze af of stuur deze per e-mail naar uw baas voor een direct rapport. |
|
|
Wanneer projecten heel complex worden, kunt u met een netwerkdiagram van taakrelaties de vele onderling verbonden delen van een planning sorteren. Netwerkdiagrammen bevatten een klassieke weergave van projectgegevens met onderling verbonden vakken en lijnen. |
|
|
Verdiende waarde is een krachtige functie voor bijhouden en budgetteren in Project en is niet bijzonder ingewikkeld. Verdiende waarde helpt u bij het beantwoorden van vragen als: "Hoeveel geld hadden we moeten uitgeven als we kijken naar de hoeveelheid werk die tot nu toe in dit project is gedaan?" of 'Zullen we op tijd klaar zijn?' |
|
|
Maak opvallende grafische rapporten van alle gewenste projectgegevens. En als de opmaak van het rapport u niet bevalt, kunt u dit in een handomdraai aanpassen. |
|
|
In een complex project kan de balkzijde van het Gantt-diagram onoverzichtelijk worden met overal veelkleurige balken en koppelingslijnen. Als u dit visueel wilt ordenen, kunt u een taakpad weergeven waarin vorige en volgende activiteiten van één taak worden gemarkeerd. |
|
|
Druk Project-weergaven af op uw desktopprinter of op een reuzeplotter die u in de gang kunt hangen of op een ontwerptafel kunt leggen. |
Stap 2: de weergave verder aanpassen
|
Voeg kolommen toe aan een projectweergave als u meer gegevens over een taak wilt weergeven. U kunt ook een kolom verbergen om eventuele gevoelige gegevens te beschermen. |
|
|
U kunt de tijdschaal aanpassen als u kleinere of grotere tijdseenheden wilt weergeven, van uren helemaal tot jaren. U kunt bijvoorbeeld tijd weergeven in boek- in plaats van kalenderjaren of u kunt Gantt-balken weergeven in maanden in plaats van dagen. |
|
|
Probeer taken te groeperen in categorieën als uw project te veel taken bevat voor een duidelijke weergave. Door deze te groeperen beschikt u over allerlei sorteeropties, zoals prioriteit, type beperking of voltooiingsstatus. |
|
|
Soms zijn twee weergaven beter dan één. Als u het Gantt-diagram bijvoorbeeld boven in het scherm weergeeft, kunt u onder in het scherm inzoomen op de details van een specifieke taak. Ervaren projectmanagers leren om hun dagelijkse werkzaamheden sneller uit te voeren dankzij gesplitste weergaven. |
|
|
Meestal zult u taken in chronologische volgorde bekijken. Naarmate een project groeit, vindt u het mogelijk handig om taken alfabetisch op status of resource te organiseren. |
|
|
U hoeft projectgegevens niet altijd te bekijken in de gebruikelijke chronologische indeling. U kunt deze op elke gewenste manier opdelen. |
|
|
Laat taken in- en uitspringen om een hiërarchie weer te geven en duidelijk te maken hoe taken zijn gerelateerd in fasen en subfasen. |
|
|
U wilt niet dat uw aangepaste weergaven in de prullenbak verdwijnen. Deel de weergaven met anderen of sla deze als sjabloon op voor toekomstige projecten. |
Stap 3: een ander programma gebruiken om Project-gegevens weer te geven
|
Het is nu mogelijk uw projecten te synchroniseren met een SharePoint-takenlijst zonder gebruik te maken van Project Web App. In Project Professional kunt u een SharePoint-takenlijst instellen die wordt gesynchroniseerd met uw project. Uw teamleden kunnen de planning bekijken en hun werk in SharePoint bijwerken, waarna u de wijzigingen ziet in Project. |
|
|
Wanneer u uw projectplanning converteert naar een PDF- of XPS-document, kunt u dit delen met iedereen die een computer heeft, zelfs als hierop Project niet is geïnstalleerd. |
|
|
Gebruik een importwizard als u een complex project hebt gestart in Excel of een database en u zich zorgen maakt over problemen met gegevens wanneer u het project overbrengt naar Microsoft Project. Met deze wizard kunt u complexere projecten importeren. |
|
|
In Project kunnen projectgegevens worden geëxporteerd naar Excel, Visio, PDF en een aantal andere veelgebruikte indelingen. |
Terug naar het stappenplan van Project
