Afdruk samenvoegen: geadresseerden bewerken

Dialoogvenster Geadresseerden bewerken

Gebruik dit dialoogvenster om te selecteren naar welke geadresseerden u uw mailing wilt verzenden.

• De lijst met geadresseerden    Toont alle records die worden gebruikt in de samenvoegbewerking. Elke regel is standaard geselecteerd. Wis alle namen waarnaar u niet wilt verzenden.

• Gegevensbron    Selecteer Bewerken om afzonderlijke velden te wijzigen of records toe te voegen. Als u de lijst hebt gemaakt of de eigenaar ervan bent, kunt u ook records verwijderen of kolommen in de gegevensbron aanpassen. Met Vernieuwen wordt de lijst met geadresseerden bijgewerkt als deze nodig is.

• Sorteren     Selecteer maximaal drie niveaus van velden om in oplopende of aflopende volgorde te sorteren. De lijst met geadresseerden wordt opnieuw weergegeven om de sortering weer te geven. Zie het dialoogvenster Queryopties sorteren voor meer informatie.

• Filter    Vergelijkt de velden van de lijst en vergelijkt deze met een of meer tekenreeksen die u opgeeft. Vergelijkingen zijn onder andere:

  • Gelijk aan of Niet gelijk aan

  • Kleiner dan of groter dan

  • Kleiner dan of gelijk aan of groter dan of gelijk aan

  • Is leeg of is niet leeg

  • Bevat of bevat niet

  Vergelijkingen zijn niet hoofdlettergevoelig, dus MEGAN komt overeen met megan, Megan of mEGAN. De lijst met geadresseerden wordt opnieuw weergegeven om de filterresultaten weer te geven. Zie het dialoogvenster Filter voor queryopties voor meer informatie.

• Duplicaten zoeken    Hiermee worden dubbele records gescand en weergegeven op basis van de voor- en achternamen. In de lijst kunt u het vak uitschakelen voor alle items die u niet in de mailing wilt opnemen. Als u het vak wist, wordt de record niet verwijderd uit de lijst met hoofdadressen, maar wordt het vak dat is gekoppeld aan de naam gewist.

• Ontvanger zoeken    Hiermee worden records gescand en gemarkeerd met velden die overeenkomen met de tekst die u invoert. U kunt alle velden in de records scannen of slechts één velden opgeven, zoals Plaats of Provincie. Wanneer er meer dan één worden gevonden en de eerste is gemarkeerd. Selecteer Volgende zoeken om door alle overeenkomsten te bladeren.

• Adressen valideren    Maakt gebruik van een adresvalidatietechnologie van derden om het adres in uw gegevensbron te controleren. Als u er nog geen hebt ingesteld, kunt u deze optie selecteren om naar een pagina te gaan voor meer informatie waar u de service kunt aanschaffen.

• OK    Hiermee wordt het dialoogvenster afgesloten. Wijzigingen worden al opgeslagen terwijl u sorteringen, filters of andere parameters toepast.

De adressenlijst bewerken

De lijst sorteren om groepen te zoeken

U kunt uw lijst met geadresseerden sorteren om uw gegevens op bepaalde manieren te groeperen, bijvoorbeeld op specifieke steden.

1. Ga naar Verzendlijsten >Ontvangers filteren.

2. Selecteer Records sorteren > Sorteren op en selecteer de veldnaam waarop u wilt sorteren.

   

   Als u wilt sorteren op meerdere velden, bijvoorbeeld op staat en vervolgens op plaats, selecteert u Vervolgens op en selecteert u vervolgens de extra velden waarop u wilt sorteren.

   

3. Wanneer alle velden zijn gesorteerd zoals u wilt, selecteert u OK.

   Zie het dialoogvenster Queryopties sorteren voor meer informatie.

Filter de lijst om alleen de rijen weer te geven die u wilt opnemen

Filter de lijst zodat alleen de personen of items die u voor een samenvoegbewerking wilt gebruiken worden weergegeven, bijvoorbeeld alleen de mensen in een bepaalde stad of voorraadartikelen van een bepaalde prijs.

1. Selecteer Mailings >Ontvangers filteren.

   

2. Selecteer in Records filteren de kolom waarop u wilt filteren.

   

3. Selecteer Vergelijking en het type vergelijking dat u wilt maken.

   

4. Typ in het vak Vergelijken met de waarde voor het filter.

5. Selecteer En of Of en voeg desgewenst een andere voorwaarde toe aan het filter. Selecteer bijvoorbeeld Of, kies Plaats in de lijst Veld , selecteer Gelijk aan en typ de naam van de tweede plaats.

6. Selecteer OK.

7. Zie het dialoogvenster Filter voor queryopties voor meer informatie.

U bent nu klaar om samenvoegvelden in te voegen in het document dat u gebruikt voor het samenvoegen van e-mail of Afdruk samenvoegen in Word.